KSeF w Heykapak - co zmienia się od 1 kwietnia 2026?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) wszedł w życie 1 lutego 2026 r. W pierwszym etapie obowiązek korzystania z systemu objął największe firmy, których przychody przekroczyły 200 mln zł.

Drugi etap wdrożenia przypada na 1 kwietnia 2026 r. i obejmuje pozostałych podatników, w tym m.in. jednoosobowe działalności gospodarcze, małe i średnie firmy oraz większość podmiotów prowadzących sprzedaż B2B. Wyjątek stanowią najmniejsze firmy, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 000 zł brutto – dla nich obowiązek korzystania z KSeF zostaje odroczony do 1 stycznia 2027 r.

W związku z tym firma HEYKAPAK Sp. z o.o. od dnia 31 marca 2026 r. rozpocznie przesyłanie faktur za do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wyjątek stanowią zamówienia o wartości do 369 zł brutto, które nadal będą dokumentowane fakturą uproszczoną (paragon z NIP) udostępnianą w formie hubu eparagony.pl.

Czym jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralny system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów, który służy do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur w ustandaryzowanej formie. Dotyczy firm i osób prowadzących działalność gospodarczą, które są zarejestrowane jako podatnicy VAT w Polsce.

Od momentu wdrożenia KSeF oficjalnym dokumentem księgowym staje się faktura zarejestrowana w systemie, a nie jej wizualizacja przesłana mailowo. PDF nadal może pełnić funkcję wygodnego podglądu dokumentu, jednak to faktura obecna w KSeF stanowi właściwy dokument w obrocie gospodarczym.W praktyce oznacza to, że faktura nie funkcjonuje już wyłącznie jako plik PDF przesłany mailem ani wydruk, ale jako dokument zapisany i zarejestrowany w systemie państwowym, zgodny z określoną strukturą danych.

Działanie KSeF w skrócie:

1. Firma wystawia fakturę w swoim systemie księgowym
2. Faktura trafia do KSeF
3. KSeF sprawdza fakturę, nadaje jej numer identyfikacyjny (UUID) i ją zatwierdza
4. Odbiorca (kupujący) może pobrać fakturę z systemu

Dlaczego KSeF został wprowadzony?

Celem wdrożenia KSeF jest przede wszystkim ujednolicenie i cyfryzacja obiegu faktur w Polsce. Do tej pory dokumenty sprzedażowe funkcjonowały w wielu różnych formach - jako PDF-y, wydruki papierowe, pliki generowane przez różne programy sprzedażowe lub dokumenty przechowywane lokalnie i mailowo. KSeF ma ten proces uporządkować poprzez jeden wspólny standard wystawiania i identyfikacji faktur.

Najważniejsze zalety KSeF dla firm

Choć wdrożenie nowego systemu jest obowiązkowe i oznacza konieczność dostosowania procesów, KSeF niesie też kilka realnych korzyści dla przedsiębiorców:

1. Wszystkie faktury w jednym miejscu - po zalogowaniu do systemu przedsiębiorca może uzyskać dostęp do wystawionych na jego NIP faktur w jednym miejscu. To duże ułatwienie w codziennej pracy i porządkowaniu dokumentacji.

2. Usprawnienie obiegu dokumentów - faktury trafiają do odbiorcy natychmiast po wystawieniu, niemal w czasie rzeczywistym.

3. Brak możliwości zagubienia dokumentów - dokumenty zapisane w KSeF nie wymagają wyszukiwania w skrzynce mailowej ani ręcznego archiwizowania w kilku różnych miejscach. Dokumenty są dostępne w systemie nawet przez 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zostały wystawione.

4. Uporządkowany obieg faktur - system wprowadza jeden, jednolity model wystawiania i obiegu dokumentów oraz wzór faktury, co ułatwia pracę zarówno po stronie wystawcy, odbiorcy, jak i księgowości. Zmniejsza to ryzyko błędów i zwiększa zaufanie.

5. Lepsza podstawa do automatyzacji - dzięki temu, że faktury w KSeF mają ustrukturyzowany format danych, łatwiej integrować je z systemami księgowymi, ERP i narzędziami do obsługi dokumentów.

6. Ograniczenie papierowych dokumentów - dzięki KSeF faktury są przechowywane i przesyłane elektronicznie, co zmniejsza zużycie papieru, obniża koszty drukowania i archiwizacji.

Dzięki KSeF dostęp do dokumentów będzie szybszy, wygodniejszy i bezpieczniejszy.

Co to oznacza dla Klientów Heykapak?

Najważniejsze jest to, że sposób składania zamówień w naszym sklepie się nie zmienia. Nadal możesz kupować dokładnie tak, jak dotychczas. Zmienia się sposób wystawiania i obiegu dokumentów sprzedażowych - od 31 marca 2026 r. dokumenty sprzedażowe będą dostępne w nowym modelu - właśnie za pośrednictwem KSeF.

Ważne - zwróć uwagę na poprawność danych

W związku z wdrożeniem KSeF bardzo ważna staje się prawidłowość danych wprowadzanych do faktury na etapie składania zamówienia. Prosimy o szczególną uwagę przy uzupełnieniu takich informacji jak:

NIP,
nazwa firmy,
adres firmy,
dane nabywcy.

Przyjęta w KSeF faktura nie może być usunięta ani edytowana - można ją jedynie korygować, a tylko w określonych przypadkach będzie można wystawić fakturę korygującą.

Czy nadal będziemy wysyłać faktury mailowo?

Tak - dla wygody naszych Klientów nadal będziemy przesyłali wizualizacje faktur w formacie PDF drogą mailową - dokładnie tak, jak miało to miejsce dotychczas. Każdy taki dokument będzie zawierał kod QR umożliwiający sprawdzenie faktury w systemie KSeF. Należy jednak pamiętać, że zgodnie z przepisami ustawowym oficjalnym oryginałem faktury jest wpis w KSeF w postaci pliku XML.

Wszystkie Twoje faktury w jednym miejscu

Jedną z największych zmian (i jednocześnie korzyści) wynikających z wdrożenia KSeF jest dostępność do wszystkich faktur wystawionych przez Heykapak w jednym miejscu - bez konieczności przeszukiwania maila, komputera czy kontaktu z biurem obsługi klienta. Do tej pory faktury trafiały głównie na skrzynkę mailową, co często oznaczało konieczność ich ręcznego archiwizowania.

Po zalogowaniu do systemu KSeF, klienci będą mieli możliwość:

przeglądania wszystkich otrzymanych faktur,
pobierania dokumentów w dowolnym momencie,
łatwego zarządzania dokumentacją księgową, np. poprzez automatyczne zgrywanie ich do zewnętrznych programów księgowych, ERP itp.

Co zmienia się na fakturze po przesłaniu do KSeF?

Po przesłaniu faktury do KSeF dokument otrzymuje unikalny numer KSeF, który pozwala jednoznacznie zidentyfikować go w systemie. Numer KSeF składa się z NIPu sprzedawcy, daty wystawienia faktury, 6-znakowej części technicznej oraz sumy kontrolnej. Dodatkowo na fakturze pojawia się data przetworzenia, status dokumentu oraz - w naszym przypadku - także kod QR umożliwiający szybką weryfikację faktury.

Co z fakturami korygującymi?

Faktury korygujące również będą przesyłane do KSeF. Jeśli pojawi się konieczność skorygowania wystawionego dokumentu faktura korygująca zostanie obsłużona zgodnie z nowym systemem obiegu faktur. Po wystawieniu faktury korygującej zostanie ona przesłana i zarejestrowana w systemie KSeF.

Co z fakturami pro forma z możliwością płatności „skanuj i płać”?

Faktury pro forma nie ulegają zmianie wraz z wdrożeniem KSeF. Pro forma nie jest dokumentem księgowym ani fakturą VAT, a jedynie dokumentem informacyjnym, dlatego nie podlega wystawianiu ani raportowaniu w systemie KSeF. W praktyce oznacza to, że faktury pro forma oraz kod QR do płatności „skanuj i płać”, który się na nich znajduje, nadal będą funkcjonować tak jak dotychczas. Po zaksięgowaniu płatności do proformy wystawiana będzie właściwa faktura sprzedażowa VAT, która trafi do KSeF.

Co z fakturami imiennymi (dla osób fizycznych)?

W przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych tj. nieprowadzących działalności gospodarczej faktury imienne nie będą przesyłane do KSeF. Oznacza to, że w tym zakresie nic się nie zmienia - dokumenty będą przesyłane drogą mailową, tak jak do tej pory. Dzięki temu klienci indywidualni mogą odbierać swoje faktury bez konieczności korzystania z systemu KSeF.

Faktury uproszczone (paragon z NIP)

Na chwilę obecną, do zamówień do 369 zł brutto, nadal bez zmian będą wystawiane faktury uproszczone, które będą udostępniane w formie linku do obrazu dokumentu zawierającego NIP nabywcy, w ramach hubu eparagony.pl.

Warto zaznaczyć, że ten rodzaj dokumentu zniknie z końcem bieżącego roku i od 1 stycznia 2027r. także faktury uproszczone (już od 0,01 zł) będą musiały być rejestrowane w KSeF.

Więcej informacji na temat faktur uproszczonych znajdziesz tutaj.